İstikamet Döküm Bilgi Sistemleri Müdürü Nurullah Bardakçı ST Makina Dergisinin sorularını yanıtladı.
Dijitalleşme sürecinde olan firmalara bir dizi tavsiyede bulunan Bardakçı şunları söyledi: “ERP dijitalleşmenin ilk ve en önemli adımı. Firmalar bu süreci maraton koşusu gibi düşünmeli. ERP, kararlılıkla, taviz vermeden çalışılması gereken uzun soluklu bir proje. Bu sistem sayesinde firmalar rakipleri karşısında bir üst lige çıkma imkanına sahip olurlar. Ancak bu sisteme geçme ve dijitalleşme treninin kaçırılması halinde küçülme ve hatta yok olmak sürpriz olmayacaktır! Yaşadığımız çağın gerekliliklerini yerine getirmek gerekir.”
Bize firmanızın faaliyetleri ve ürün grubu hakkında detaylı bilgi verir misiniz?
Firmamızın temelleri 1966 yılında Hasan Hüseyin Öksüz tarafından Konya Karatay’da atıldı. İstikamet olarak, maden, metalurji, makine, tarım, kimya, otomotiv ve inşaat gibi sektörler için pik, sfero ve çelik döküm üretimi gerçekleştiriyoruz. Ürün gamımızda özellikle inşaat sektöründe kullanılan baca kapağı, yağmur suyu ızgarası, süzgeç, kelepçe, bank oturma grubu, kaldırım engel elemanı, ferforje, kablo koruyucu gibi ürünler yer alıyor. Bilecik Bozüyük tesisimizdeki Ar-Ge ekibi ile daima yenilikçi, kaliteli ve yüksek performanslı yeni ürünler tasarlayıp üreterek sektörümüzde lokomotif bir rol oynuyoruz. İstikamet olarak, 2006 yılında Hollanda’da ile başlayan ihracat ağımızı da genişlettik ve şu anda dört kıtada 32 ülkeye hizmet veren bir firmayız. Sektörümüzün lider firmalarından biri olarak, 2010 yılında İstanbul Metal ve Maden İhracatçılar Birliği’nin (İMMİB) ihracatçılar listesinde ilk 10’da yer alarak başarımızı tescilledik. Firmamız, ‘önce kalite’ ilkesini, üretimin her aşamasını sürekli kontrol eden laboratuvar sistemi ve ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, BSI, TSE, TSEK, SASO sertifikaları ile de yaşatıyor.
ERP yazılımı kullanma ihtiyacı nasıl doğdu? caniasERP ile nasıl tanıştınız?
Departman bazında lokal yazılım çözümleri ile iş süreçlerimizi yürütüyorduk, entegrasyon sağlayamıyorduk. Kurum için entegrasyon sorunu nedeni ile iş süreçlerinin takibi ve yönetilmesindeki güçlükler, raporlama yetersizlikleri ve tutarsızlıkları gibi sorunlar yaşıyorduk. Bu nedenle ERP yazılımı arayışına girdik ve internet üzerinde yaptığımız araştırma sırasında caniasERP ile tanışarak görüşmelerimizi başlattık.
ERP sistemine geçiş öncesinde nasıl bir çalışma yürüttünüz? İhtiyaçları tespit etmek için neler yaptınız?
Öncelikle departman yöneticilerimizle birlikte ERP proje ekibi oluşturduk. Proje ekibimizle hem genel hem de departmanlar bazında ihtiyaçlarımızı ve kriterlerimizi belirledik. Bu süreçte ERP yazılım çözümlerini çevremizde ve internette araştırdık, ERP çözümlerinin demo’larını inceledik ve değerlendirdik. Bu süreçte bir yandan da ERP’yi deneyimlemiş firmalarla tecrübeleri üzerine görüşmeler yaptık. İnternet çok kapsamlı bir kütüphane: ERP yazılım firmaları ve profesyonellerle yaptığımız görüşmelerin yanı sıra internette paylaşılan makalelerden de faydalanarak konuya bakış açımızı genişlettik.
Peki kriterleriniz nelerdi? IAS’yi tercih etme sebebiniz neydi?
ERP proje ekibimizle birlikte belirlemiş olduğumuz kriterler; yerli yazılım olması, danışmanlık hizmetini kendi bünyesinde sunması, sektör bağımsız ve farklı sektörlerden üretim ağırlıklı aktif müşterilerinin fazla olması, çoklu dil desteği ve yurtdışı müşteri kitlesi, tüm süreçlerimizin tek uygulama ile çözümlenmesi, muhasebe ve insan kaynakları mevzuatlarına uyumluluğu ve güncelliği, esnek raporlama yapılabilmesi, tüm modüllerin yerel ve uzaktan erişim sağlanabilmesi, kullanıcıları yormayacak sade ve basit kullanıcı dostu arayüz, parametrik alt yapı ve ihtiyaçlarımıza özel geliştirmelerin basit uyarlanabilmesi, referansların görüşleri, kısa, orta ve uzun vadeli maliyet olarak özetleyebilirim. Bizim için yazılımın maliyeti ilk değil, son kriterdi. ERP yazılımını sadece bir satınalma süreci olarak değerlendirmedik. Öncelikle ihtiyaçlarımıza en uygun yazılımları belirledikten sonra maliyet karşılaştırması yaptık. IAS ile anlaşmaya karar vermemizin nedeni bu saydığım kriterlerin tamamına yanıt verebilen bir çözüm olarak caniasERP’yi sunmaları oldu. Ayrıca o dönem demo sunumumuzu yapan Burak Bayrakdar ve IAS satış ekibinin tüm sorularımıza uygulamalı şekilde cevap vermesi de bizim için son derece etkili oldu.
Projenin canlıya geçiş süreci hakkında bilgi verebilir misiniz?
Kasım 2015 dönemi IAS ile sözleşmemizi imzaladıktan sonra, analiz çalışmalarımıza başladık. Mevcut herhangi bir entegre yazılım sistemimiz olmaması nedeniyle, modüller bazında aşamalı canlı uygulama metodunu uygulamaya karar verdik. Bu süreçte hem danışmanlarımız hem proje ekibimizdeki arkadaşlar oldukça yoğun bir çalışma gerçekleştirdi. İki ay gibi kısa bir süre içinde insan kaynakları, satış ve satınalma modüllerimizin kurulum ve testlerini yaparak 2016 yılbaşı itibariyle canlı uygulamaya geçtik. Muhasebe modüllerini ise bundan 6 ay sonra, yani Temmuz 2016 itibariyle canlı uygulamaya aldık. O dönem İstanbul’daki fabrikamızın Bilecik/Bozüyük’e taşınması söz konusuydu. Bu nedenle üretim ve maliyet modüllerini taşındıktan sonra uygulamaya almaya karar verdik. Nisan 2017’de taşınma tamamlandıktan sonra, üretim modülleriyle ilgili analiz ve kurulum çalışmalarına başladık. Ocak 2018’de de üretim, depo ve maliyet modüllerini canlı kullanıma almayı başardık.
Şu anda caniasERP üzerinden hangi uygulamaları kullanıyorsunuz? Standart yazılım üzerinden size özel geliştirmeler yapıldı mı?
Şu an satış, satınalma, muhasebe, insan kaynakları, üretim, depo, maliyet, bakım ve iş süreçleri yönetimi gibi ana başlıklar altında toplayabileceğim tüm süreçlerimizde caniasERP kullanıyoruz. Bunun yanında ihtiyaçlarımıza özel uygulama ile rapor çözümleri de ürettik. Halen ihtiyaçlarımıza göre hem mevcut modüller hem de özel çözümlerin analizi ve uygulanma süreçleri devam ediyor. Ancak belirtmek isterim ki caniasERP’nin standart yazılımı oldukça kapsamlı, sektör bağımsız ve parametrik yapısı sayesinde mevcut iş süreçlerine uyarlanması mümkün. Üretim yapan, bizimle benzer iş süreçlerine sahip firmaların iş sürecini yönetmek için büyük oranda uygundur diyebilirim. Tabii ki her firmanın iş süreçleri birbirinden çok farklılık gösterebilir. O noktada caniasERP’nin esnek yapısı sayesinde kolaylıkla düzenleme yapılabiliyor. Biz standart yazılımı kullanmaya azami özen gösterdik ancak standart ile karşılanamayacak özel ihtiyaçlarımızda geliştirmeler yaptık. Örneğin, rapor çıktı formatları firmaya özel olmalıdır. Bu konuda revizeler yaptık. Firmaların kendi ihtiyaçlarını ve kriterlerini çok iyi belirlenmeleri gerekiyor. Bu, oldu bittiye getirilmemesi gereken bir süreç. Bu çalışmalarla ilgili departmanlardaki en tecrübeli kişiler projeye mutlaka dahil etmeli.
IAS’nin danışmanlık hizmetleri ve proje ekipleri hakkında neler söylemek istersiniz?
Danışmanlık ekibinde çalışan tüm arkadaşlar, bence, IAS’nin bel kemiği diyebilirim. Satış gerçekleştikten sonraki sürecin her aşamasına adeta nakış dokur gibi çalıştılar. Her biri alanında uzman ve özverili kişiler. Proje Yöneticimiz Mustafa Akgün, Kasım 2015’te tanıştığımız ilk günden beri oldukça özverili bir şekilde gece-gündüz demeden projemize emek harcadı. Projemizi başarılı bir şekilde canlı uygulamaya almamız ve sürdürülebilirliğinin sağlanmasındaki en büyük pay Mustafa Bey’e ait diyebilirim. Bununla birlikte desteklerini hiçbir zaman esirgemeyen Ahmet Özdemir, Erdal Yaman, Orhan Kara, İlker İşçi, Alican Akaslan, Tolda Kölemen’e de teşekkürlerimi sunmak istiyorum.
ERP sistemine geçiştiğinizden beri şirket yapınızda ne gibi değişiklikler yaşandı?
ERP projeleri, firmalar için aynı zamanda bir kurumsal dönüşüme ve değişime öncülük eder. Her değişim ve dönüşüm elbette sancılı olur ve bizde de zaman zaman sancılar yaşandı. Yönetimin desteği olmadan sürecin ilerlemesi mümkün değil! Biz proje ekibi ve kullanıcıları projenin bir parçası olmasını sağlayarak dirençleri minimize etmeye çalıştık. ERP projesiyle birlikte firmamızda adete sessiz bir devrim gerçekleştirdik. Özetle birkaç faydasından bahsetmek gerekirse; birçok iş sürecinde mevcut iş yapış yöntemlerimizi doğru yönde değiştirdik. Entegrasyon sayesinde departmanlar arası iş akış sorunlarını önledik. Aynı verinin birden fazla yerde farklı şekillerde kaydedilmesinin önüne geçtik. Stabil veri oluşmaya başlamasıyla esnek, hızlı ve doğru raporların alınabilmesini sağladık. Nihai olarak ürün bazında maliyet oluşturmayı başardık. Sonuç olarak; hızlı ve doğru raporlar ile doğru kararlar alınabilmesini sağlayarak piyasada rekabet gücümüzü artırdık.
Projeye ilişkin gelecek planlarınız ve hedefleriniz neler?
Mevcut haliyle iş süreçlerimizin büyük bir bölümünde aktif kullanımımız devam ediyor. Sürekli büyüyen ve gelişen bir yapımız var. Dolayısıyla sürekli olarak yeni ihtiyaçlar gündeme geliyor. Bu ihtiyaçlara yönelik çalışmalarımızı sürdürüyoruz. Önümüzdeki dönemlerde Malzeme İhtiyaç Planlama (MRP), Kapasite Yönetimi (CAP) modülleriyle barkod sistemi ve IoT çözümleri üzerine çalışmalar gerçekleştirmeyi hedefliyoruz.
Sizce büyüme ve markalaşma sürecinde ERP’nin ne gibi katkıları oluyor? Kurumsallaşma sürecinde dijitalleşmenin etkileri neler?
21’nci yüzyıl, dijital çağ olarak adlandırılıyor. Bu dönemde rekabet edebilmek için dijitalleşmeye yatırım yapılması artık bir zorunluluk. Bilhassa son birkaç yıldır dijitalleşme ve kurumsallaşma konusunda yoğun bir bilinçlendirme faaliyeti yürütüldüğünü memnuniyetle izliyorum. Bu tür etkinliklerdeki görüşmelerimde edindiğim izlenime göre; bu bilincinin kısmen yerleştiğini, halen bazı firmaların eski yöntemlerle süreçlerini yöneteceğini düşündüğünü, dijital yatırıma gereksiz gözüyle bakıldığını gözlemliyorum. Bana göre bu bakış açısı firmaların büyümesine ve markalaşmasına engel oluyor. Dijitalleşme treninin kaçırılması halinde, küçülme ve hatta yok olma sürpriz olmayacaktır. Sonuç olarak Endüstri 4.0 ve nesnelerin internetine geçiş şart. Bunun için ise öncelikle dijitalleşmeye adım atılması gerekir. Dijitalleşmenin de ilk ve en büyük basamağı firmayı uçtan uca tek çatı altında toplayıp yönetilmesini sağlayacak ERP çözümleridir.
Sektörünüzdeki ERP kullanımı konusunda firmalara ne gibi tavsiyelerde bulunmak istersiniz?
Bu husus çok geniş ancak kısa kısa özetle belirtmem gerekirse; üst yönetim her zaman projenin patronu konumundadır, yönetim desteğini çektiği anda proje biter. Bunu unutmamalılar. Firmanızda ERP projesini yönetecek bir yönetici olmadan sürecin başlatılmaması gerekir. Her firmanın süreçleri aynı değildir, birçok konuda değişkenlik gösterebilir. Aynı sektörde, aynı imalatı yapan firmaların bile birçok süreci farklılık gösterir. Hiçbir ERP çözümü de asla tak-çalıştır değildir. ERP yazılımları ne kadar mükemmel ve danışmanlar alanlarında ne kadar uzman olursa olsun firmanın süreçlerini bilmeleri mümkün değildir. Bu bilinçten hareketle; her firma proje yöneticisi liderliğinde, tecrübeli ekibi ve üst yönetimin de onayını alarak kendi süreçlerini, ihtiyaç ve kriterlerini oluşturmalıdır. ERP yazılımı alım süresi kesinlikle basit bir satınalma işlemi değildir. Fiyat, ilk ve tek kriter asla olmamalıdır.
ERP sistemi seçerken firmalar neye dikkat etmeli?
Yazılım firması tercihi için tek seçenek ile ilerlenmemeli, piyasa araştırması yapılarak ihtiyaca uygun en az üç-beş ve en çok sekiz-10 firma ile görüşme sağlanmalı. Finalde en az iki firmayı detaylandırarak karşılaştırmayı öneriyorum. ERP yazılım firması yetkililerinden mutlaka sunum istenmeli ve sunumlara ERP ekibi mutlaka aktif katılmalı, değerlendirme yapmalı. Nihai karar öncesi ERP yazılımlarının en az iki-üç referansı ile birebir görüşülmeli. Özellikle, internetteki referanslardan rastgele seçimle görüş almayı tavsiye ederim. Her ERP çözümünün artı ve eksileri olabilir. Bu nedenle kriterleri yüzde 100 karşılayacak bir çözüm bulunamayabilir. Bu noktada kriteri derecelendirerek, en yüksek oranı alan yazılımlar arasında tercih yapılabilir. Projenin en başından itibaren ve daima; üst yönetim, proje yöneticisi ve ekip sürekli koordineli çalışmalıdır. ERP projelerinde dirençler kaçınılmaz. Bu nedenle proje yöneticisi bilhassa gizli dirençleri iyi analiz ederek zamanında bloke edebilmeli. ERP yazılımları standart haliyle iş süreçlerini karşılamak üzere kurgulanmıştır. ERP’lerdeki standart uygulamalar herkesin kullandığı ve test edilmiş uygulamalardır. Bana göre firmalara özel yapılacak çözümler hem vakit hem de maddiyat açısından yorucu. Bu nedenle öncelikle iş süreçlerinin doğruluğunun kapsamlı analiz edilmeli, süreç standart modüller ile örtüştürülmeli. Özel geliştirme taleplerine gereklilik, ihtiyaç sıklığı ve süresi başta olmak üzere çok kapsamlı ve iyi analizler sonucu karar verilmeli. ERP projeleri maraton koşusuna benzer, uzun soluklu projelerdir. Bu nedenle her aşamasında ekip ruhu ve kararlılıktan taviz verilmemesi önemlidir. Son olarak; ERP sistemi firmaları rakipleri karşısında bir üst lige çıkma imkanı sunar.
caniasERP’yi firmalara tavsiye ediyor musunuz?
Daha önce söylediğim gibi her firmanın süreçleri birbirinden farklıdır. Uygun süreç analizi, ihtiyaç ve kriterler belirleyerek yapılan değerlendirmeler sonrasında karar verilmelidir. Eğer bu analizleri yapan firmalar içinde finale kalan yazılımlardan biri caniasERP ise ben kesinlikle tavsiye ediyorum. Çünkü; İyi ki caniasERP’yi tercih etmişiz diyebiliyorum.
